La secrétaire IA qui répond quand vous êtes en assemblée générale
Vous êtes en assemblée générale, en visite d'immeuble ou en rendez-vous avec un prestataire : le téléphone sonne et vous ne pouvez pas décrocher. Le copropriétaire qui signalait une fuite dans les parties communes rappelle sans fin, ou appelle quelqu'un d'autre. Sia, la secrétaire IA de SecretarIA, répond à votre place, repère l'urgence, note la demande et vous envoie un résumé. Vous gardez votre numéro.
Voir les tarifsLe problème des syndics : le téléphone sonne quand vous ne pouvez pas répondre
En assemblée générale, en visite d'immeuble, en réunion de chantier : décrocher n'est pas toujours possible. Pourtant, un copropriétaire face à un problème dans l'immeuble attend une réponse rapide, et un conseil syndical qui cherche un syndic retient celui qui répond.
Combien coûte un appel manqué ?
Faites le calcul avec vos propres chiffres : les valeurs ci-dessous sont des exemples que vous pouvez modifier.
Manque à gagner estimé : ≈ 11 700 € par mois
Coût de SecretarIA (plan Starter) : 19 € HT par mois
Gain net estimé : ≈ 11 681 € par mois
Estimation indicative fondée sur vos chiffres et sur l'hypothèse que Sia répond à ces appels. Ce n'est pas une garantie de résultat. Montants HT.
Pourquoi le répondeur ne suffit pas
Un message vocal demande au client d'attendre et de croire qu'on le rappellera. Avec une fuite dans la cage d'escalier, il raccroche et rappelle encore.
Ce que fait Sia pour un syndic
Elle répond à votre place
Quand vous ne décrochez pas, l'appel arrive à Sia. Elle accueille le client au nom de votre entreprise, en français, pendant vos horaires. En dehors, avec les offres Starter et Nomad, elle annonce que vous êtes fermé et invite à rappeler : l'appel reste visible dans votre tableau de bord, avec le numéro. Avec l'offre Pro, elle répond aussi en dehors de vos horaires : elle prend les messages et traite en priorité les urgences (réglable).
Elle repère les urgences
Fuite dans les parties communes, ascenseur bloqué, porte d'entrée de l'immeuble cassée : Sia repère la situation, demande au copropriétaire de la confirmer et la signale en tête du résumé.
Elle note tout ce qu'il faut pour rappeler
Motif, adresse, numéro de rappel (celui d'où le client appelle, ou un autre s'il le demande). Une fiche client est créée automatiquement (désactivable). Quand un client connu rappelle, Sia le reconnaît et l'accueille par son prénom.
Elle connaît votre métier
Vous indiquez ce que vous faites et ce que vous ne faites pas (petites et moyennes copropriétés oui, grands ensembles de plusieurs centaines de lots non, par exemple), votre zone d'intervention, et les réponses que vous voulez qu'elle donne. Face à une demande hors périmètre, Sia prend le message quand même. Elle n'annonce un prix que si vous l'avez écrit, jamais de devis. Quand elle ne sait pas répondre, elle note la question : vous répondez, et elle s'en sert aux appels suivants. Jusqu'à 10 prestations en Starter et Nomad, 20 en Pro ; 5 réponses enregistrées en Starter et Nomad, jusqu'à 100 en Pro.
Elle gère vos rendez-vous (offre Pro, ou option sur Starter et Nomad)
Sia propose des créneaux libres de votre agenda Google ou Outlook, inscrit le rendez-vous avec l'adresse, et peut aussi le déplacer ou l'annuler quand le client rappelle. Vous pouvez préférer valider chaque demande vous-même : elle reste alors en attente jusqu'à votre réponse. Le client peut recevoir un SMS de confirmation et un rappel la veille, avec Google comme avec Outlook (à activer dans vos réglages).
Elle écarte les démarcheurs (offre Pro)
Les appels commerciaux ne vous font plus perdre de temps et ne comptent pas dans votre forfait.
Elle vous prévient comme vous voulez
Résumé par SMS, et par e-mail si vous le souhaitez, récapitulatif du soir. L'offre Pro ajoute la transcription complète des appels.
Vous avez une application à vous
SecretarIA s'installe depuis votre navigateur, comme une application, sans magasin d'applications. Vous y retrouvez vos appels, vos rendez-vous et vos fiches clients, et vous pouvez recevoir des notifications (sur iPhone, une fois l'application ajoutée à l'écran d'accueil). Sur iPhone et sur ordinateur, l'icône affiche le nombre d'actions en attente.
Elle envoie tout dans vos outils (inclus en Pro, option en paiement unique sur Starter et Nomad)
Résumé de chaque appel et nouveaux clients, et vos rendez-vous si l'agenda est activé (Pro ou option Prise de RDV automatique). Tout part automatiquement vers Make, Zapier ou votre logiciel. Vous choisissez ce qui est envoyé.
Exemple de conversation avec Sia
(Exemple avec une entreprise fictive.)
Sia : Bonjour, vous êtes bien chez Cabinet Lefèvre. Je suis Sia, la secrétaire IA de Nadia, qui est actuellement en assemblée générale. Comment puis-je vous aider ?
Client : Il y a une fuite d'eau dans la cage d'escalier, ça coule le long du mur.
Sia : Je comprends. C'est urgent, je le signale en priorité ?
Client : Oui, ça descend jusqu'au rez-de-chaussée.
Sia : C'est noté. Quelle est l'adresse de l'immeuble ?
Client : 12 avenue de la Gare, au Mans.
Sia : Merci. Je note le numéro depuis lequel vous appelez. Nadia vous rappellera dès qu'elle le peut.
Le ton, vos prestations et vos horaires se règlent selon votre activité.
Mise en place
Vous gardez votre numéro. Aucun matériel à acheter.
- Vous créez votre compte et décrivez votre activité : zone, horaires, prestations.
- Vous activez le renvoi d'appel depuis votre téléphone : l'appel va à Sia quand vous ne décrochez pas. Un guide pas à pas vous accompagne.
- Vous testez, puis vous connectez votre agenda si vous avez l'offre Pro ou l'option Prise de RDV automatique.
- (Pro) Vous choisissez la voix de Sia.
Un tarif qui s'adapte à votre activité
Vous ne recevez pas autant d'appels en août qu'en janvier. Trois façons de payer, prix HT :
- Nomad : 9,90 €/mois + 0,75 € par minute, décompté à la seconde : vous payez ce que vous consommez, avec un plafond de dépense que vous fixez vous-même. Pour quelques appels par mois.
- Starter : à partir de 19 €/mois, 15 appels par mois : pour une activité régulière.
- Pro : à partir de 49 €/mois, 60 appels par mois : agenda et rendez-vous, réponse en dehors de vos horaires (messages et urgences), démarcheurs écartés, transcriptions, choix de la voix, envoi automatique vers vos outils.
Option « Prise de RDV automatique » : 9,90 € HT/mois pour ajouter l'agenda à Starter ou Nomad.
Option « Envoi automatique » : 4,99 € HT en paiement unique pour Starter et Nomad (incluse en Pro).
Forfait atteint ? Sia continue de répondre
Avec Starter ou Pro, vous pouvez activer le hors-forfait : au-delà de votre quota, Sia continue de prendre vos appels, au tarif de 1 € HT par appel hors forfait, puis 0,50 € HT par minute entamée au-delà de 3 minutes. Vous gardez la main : vous fixez un plafond, en euros ou en nombre d'appels. Une fois atteint, Sia s'arrête (un appel déjà en cours se termine et reste facturé) et vous êtes prévenu par SMS.
Vous changez de plan quand vous voulez. Mensuel sans engagement, ou annuel avec des mois offerts. Mise en pause possible sans facturation, résiliation simple depuis votre espace (le bouton n'est pas caché), le prix affiché est le prix payé (HT).
Voir tous les plansQuestions fréquentes des syndics
Comment ne plus rater d'appels quand on est syndic ?
Trois solutions : le répondeur (le client rappelle rarement), une secrétaire humaine ou un télésecrétariat (efficace, mais coûteux), ou une secrétaire IA comme Sia, qui répond quand vous ne décrochez pas et vous résume l'appel.
Une IA peut-elle gérer une urgence dans une copropriété ?
Sia repère l'urgence, la fait confirmer et vous la signale en tête du résumé. Elle ne se déplace pas : c'est vous qui rappelez et donnez suite. Elle ne remplace pas les secours : en cas de danger immédiat (incendie, fuite d'eau près d'une installation électrique, personne bloquée dans l'ascenseur), il faut appeler le 18 ou le 112. Les urgences en dehors de vos horaires sont prises en charge avec l'offre Pro.
Sia peut-elle me passer l'appel en direct ?
Non. Sia répond à votre place parce que vous ne pouvez pas répondre. Elle note la demande pour que vous rappeliez le bon client en premier.
Mes clients vont-ils savoir qu'ils parlent à une IA ?
Sia se présente comme la secrétaire IA de votre entreprise. Les clients savent à qui ils parlent, et la plupart veulent surtout que quelqu'un prenne leur demande.
Dois-je changer de numéro de téléphone ?
Non. Vous gardez votre numéro et vous activez un renvoi d'appel depuis votre téléphone.
Sia prend-elle les rendez-vous directement ?
Oui, avec l'offre Pro ou l'option « Prise de RDV automatique ». Elle utilise votre agenda Google ou Outlook et peut aussi déplacer ou annuler un rendez-vous existant.
Combien ça coûte ?
Trois formules (Nomad à l'usage, Starter, Pro) : voir les prix ci-dessus, lus à jour. Mensuel sans engagement, ou annuel avec des mois offerts.
Et si j'ai peu de travail certains mois ?
Choisissez Nomad : vous payez au temps d'appel. Il est avantageux sous environ 12 minutes d'appels par mois ; au-delà, Starter devient plus avantageux. Vous pouvez aussi changer de plan quand vous voulez, ou mettre votre compte en pause sans facturation.
Que se passe-t-il si je dépasse mon forfait ?
Avec Starter et Pro, vous choisissez. Soit vous activez le hors-forfait : Sia continue de répondre au-delà du quota, aux conditions ci-dessus, avec un plafond de dépense obligatoire que vous fixez. Soit vous ne l'activez pas : Sia se met en pause jusqu'au mois suivant et vos appelants sont invités à rappeler. Avec Nomad, il n'y a pas de quota : vous payez au temps d'appel, avec le même plafond obligatoire.
Mes appels et mes rendez-vous peuvent-ils arriver dans mon logiciel ?
Oui. L'envoi automatique transmet vos appels et vos nouveaux clients vers Make, Zapier ou votre outil, et vos rendez-vous si l'agenda est activé. Il est inclus en Pro, et en option (paiement unique) sur Starter et Nomad.