Politique de confidentialité

Le responsable du traitement de vos données personnelles est la société SecretarIA, SASU au capital de 100 €, dont le siège social est situé 11 rue des Jacinthes, 72530 Yvré-l'Évêque (SIREN 106 014 871, RCS Le Mans).

Site : https://lesecretaria.fr

Contact : contact@lesecretaria.fr

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'est désigné, sa nomination n'étant pas obligatoire au regard de l'activité. Pour toute question relative à vos données personnelles, contactez contact@lesecretaria.fr.

Répartition des rôles : pour les données relatives à votre compte et à la facturation, SecretarIA agit en qualité de responsable de traitement. Pour les données personnelles de vos appelants et clients collectées via le service, vous agissez en qualité de responsable de traitement et SecretarIA en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD.

Dans le cadre de la fourniture du service, SecretarIA collecte les données suivantes :

Les données sont collectées soit directement auprès de l'utilisateur lors de la création du compte et de l'utilisation du service, soit auprès des appelants lors de leurs interactions avec l'assistant vocal.

Les personnes concernées sont notamment :

• les utilisateurs professionnels du service ;
• les appelants des utilisateurs ;
• les clients et prospects des utilisateurs lorsque leurs données sont transmises via le service.

Dans le cadre de la prévention de la fraude, SecretarIA peut également conserver certaines informations d'identification du compte (notamment nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, historique des inscriptions et informations techniques associées) lorsque cela est nécessaire pour détecter ou prévenir des créations de comptes frauduleuses ou répétées.

• Fourniture du service d'assistant vocal IA
• Qualification des demandes entrantes
• Collecte et transmission au Client des informations nécessaires à l'établissement d'un devis
• Organisation des interventions
• Planification des rendez-vous
• Gestion du compte et facturation
• Envoi de notifications (SMS, email) après chaque appel
• Amélioration du service et prévention de la fraude
• Amélioration commerciale et propositions adaptées : nous pouvons analyser votre parcours de souscription (notamment les formules que vous avez consultées ou envisagées) afin de vous proposer, le cas échéant, une offre mieux adaptée à vos besoins. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à développer notre activité ; vous pouvez vous y opposer à tout moment en nous contactant.
• Respect des obligations légales
• Conservation et mise à disposition des transcriptions d'appels au Client
• Consultation de l'historique des appels et des transcriptions par le Client dans les limites du plan souscrit
• Prévention de la fraude, des inscriptions multiples abusives et de l'utilisation détournée des offres promotionnelles.

• Données de compte : durée de l'abonnement + 3 ans après résiliation
• Transcriptions d'appels :
  • générées et conservées pour tous les plans dès qu'un appel produit du contenu
  • consultation réservée au plan Pro ; en Starter, conservées mais non affichées, et consultables si le compte passe en Pro
  • plan Starter : conservation 30 jours à compter de la création
  • plan Pro : conservées pendant toute la durée de l'abonnement
  • après résiliation : suppression 12 mois après la date de résiliation
  • suppression de l'ensemble des transcriptions à la suppression du compte
• Logs techniques : 12 mois

À l'issue de la relation contractuelle, certaines données peuvent être conservées pour satisfaire aux obligations légales, comptables ou fiscales applicables, ou aux nécessités de prévention de la fraude, des inscriptions multiples abusives et des détournements d'offres promotionnelles, avant suppression définitive.

Certaines informations strictement nécessaires à la prévention de la fraude, des inscriptions multiples abusives et des détournements d'offres promotionnelles peuvent être conservées après la suppression du compte pendant une durée proportionnée à cette finalité, n'excédant pas vingt-quatre (24) mois.

Vos données sont partagées avec les sous-traitants suivants, chacun intervenant dans le strict cadre de la fourniture du service et pour la finalité indiquée :

• Vercel — hébergement du site et exécution applicative (données techniques, logs)
• Supabase — base de données (profils, historique d'appels, fiches clients, rendez-vous, transcriptions)
• Clerk — authentification et gestion des comptes (email, nom)
• Vapi — orchestration des appels vocaux (audio, transcriptions, contenu des appels)
• Twilio — télécommunications : attribution des numéros de téléphone, acheminement des appels vocaux et envoi de SMS (numéros de téléphone, contenu des messages ; États-Unis/Union européenne selon configuration, encadré par les clauses contractuelles types)
• ElevenLabs — synthèse vocale (voix de l'assistant)
• Anthropic — génération de texte par IA (résumés d'appels, reformulation de témoignages)
• Resend — envoi d'emails transactionnels (adresses email, contenu)
• Upstash — limitation de débit anti-abus (adresses IP)
• Stripe — traitement des paiements (données de facturation)
• Google et Microsoft — synchronisation d'agenda lorsque l'utilisateur connecte son calendrier (événements, jetons OAuth)

Certains de ces sous-traitants peuvent recourir à leurs propres sous-traitants ultérieurs (par exemple un moteur de transcription via Vapi). Cette liste est susceptible d'évoluer ; la version à jour est accessible sur cette page.

Les transcriptions et données issues des appels ne sont accessibles qu'au Client concerné, à ses utilisateurs autorisés et aux sous-traitants techniques strictement nécessaires à la fourniture du service.

Lorsque des données sont transférées hors de l'Union européenne, ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne ou, le cas échéant, par le mécanisme EU-US Data Privacy Framework.

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la portabilité ;
• droit d'opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• directives post-mortem.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation aurait été commise.

Pour exercer vos droits : contact@lesecretaria.fr

Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de complexité. Une preuve d'identité peut être demandée.

Le service génère automatiquement des transcriptions et des résumés d'appels à l'aide de systèmes d'intelligence artificielle.

Ces traitements constituent une aide à la décision et ne produisent pas d'effets juridiques ni d'effets significatifs sur les personnes concernées au sens de l'article 22 du RGPD, dans la mesure où l'utilisateur conserve la maîtrise des actions et décisions qui en découlent.

Aucun profilage à des fins publicitaires ou de prospection commerciale n'est réalisé.

Les données traitées via le service ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'intelligence artificielle de SecretarIA, sauf information contraire explicitement communiquée à l'utilisateur.

Le site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (session d'authentification). Aucun cookie publicitaire ou de tracking tiers n'est utilisé ; aucun consentement préalable n'est donc requis à ce titre.

SecretarIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité des données personnelles, notamment :

• chiffrement des communications (HTTPS/TLS) ;
• contrôle d'accès strict ;
• authentification sécurisée ;
• cloisonnement des données par compte ;
• journalisation des accès et opérations sensibles.

Les accès au service et certaines opérations peuvent faire l'objet d'une journalisation à des fins de sécurité, de prévention des abus et de preuve.

En cas de violation de données personnelles concernant des traitements réalisés pour le compte d'un utilisateur agissant en qualité de responsable de traitement, SecretarIA informe cet utilisateur dans les meilleurs délais afin de lui permettre de respecter ses propres obligations réglementaires.

Cette politique peut être mise à jour. En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par email. La version en vigueur est toujours accessible sur cette page.

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou au traitement des données personnelles effectué par SecretarIA, vous pouvez contacter :

• SecretarIA
• Adresse : 11 rue des Jacinthes, 72530 Yvré-l'Évêque
• Email : contact@lesecretaria.fr

Lorsque SecretarIA agit en qualité de sous-traitant pour le compte d'un utilisateur du service, les demandes relatives aux données des appelants doivent être adressées en priorité au professionnel concerné, agissant en qualité de responsable de traitement.